Mieteingangsüberwachung: So behältst du Mieteinnahmen im Blick (2025)

Ausbleibende Mietzahlungen sind für Vermieter nicht nur ärgerlich, sondern können schnell zu erheblichen finanziellen Problemen führen. Mit einer systematischen Mieteingangskontrolle erkennst du Zahlungsverzüge frühzeitig und kannst rechtzeitig reagieren.

Die Zusammenfassung für dich:

• Die Miete ist laut § 556b BGB bis zum dritten Werktag des Monats fällig – danach liegt ein Mietrückstand vor
• Bei zwei nicht gezahlten Monatsmieten hast du das Recht zur fristlosen Kündigung gemäß § 543 Abs. 2 BGB
• Manuelle Mieteingangskontrolle kostet durchschnittlich 30-60 Minuten pro Monat bei mehreren Mietobjekten
• Moderne Vermietungssoftware reduziert diesen Aufwand auf unter 10 Minuten durch automatische Abgleiche
• Frühes Erkennen von Zahlungsrückständen ermöglicht ein konstruktives Gespräch und verhindert Eskalation

Was ist Mieteingangsüberwachung?

Mieteingangsüberwachung bedeutet, dass du regelmäßig prüfst, ob alle Mieter ihre Miete pünktlich und vollständig bezahlt haben. Diese systematische Kontrolle der Mietzahlungen gehört zu den wichtigsten Aufgaben in der Immobilienverwaltung.

Laut § 556b BGB muss die Miete zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag des Monats beim Vermieter eingehen. Sobald diese Frist überschritten wird, befindet sich der Mieter automatisch im Zahlungsverzug – auch ohne vorherige Mahnung.

Wichtig: Bei der Berechnung der Drei-Tages-Frist zählt der Samstag laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH VIII ZR 129/09) nicht als Werktag.

Warum ist Mieteingangskontrolle so wichtig?

Finanzielle Sicherheit

Als Vermieter bist du oft selbst auf pünktliche Mieteingänge angewiesen – etwa für die Tilgung eines Darlehens, Betriebskosten oder Instandhaltungen. Ein systematisches Zahlungsmanagement schützt deine Liquidität.

Beispielrechnung:

Immobilie mit 6 Wohnungen
Durchschnittliche Kaltmiete: 800 €/Monat
Monatliche Einnahmen: 4.800 €

Bei einem Mietrückstand von 2 Monaten (eine Wohnung):
Ausfall: 1.600 €

Früherkennung von Problemen

Je früher du einen Zahlungsverzug erkennst, desto besser kannst du reagieren. Ein kurzes Gespräch bei der ersten ausbleibenden Zahlung ist meist erfolgreicher als eine Kündigung nach mehreren Monaten Rückstand.

Laut einer Analyse von Eurostat zeigen deutsche Mieter im europäischen Vergleich eine überdurchschnittlich hohe Zahlungsmoral. Die meisten Zahlungsverzüge haben nachvollziehbare Gründe wie:

• Arbeitsplatzverlust
• Krankheit oder Todesfall
• Fehlerhafte Daueraufträge
• Vergessene Banktermine

Rechtssicherheit

Bei einem gerichtlichen Verfahren musst du nachweisen können, wann welche Zahlungen eingegangen sind. Eine lückenlose Dokumentation ist hier entscheidend.

Mieteingangsüberwachung: Deine Optionen

Option 1: Manuelle Kontrolle per Online-Banking

Die klassische Methode: Du loggst dich regelmäßig in dein Online-Banking ein und prüfst die Zahlungseingänge.

Vorgehensweise:

1. Liste aller Mieter mit Sollbeträgen erstellen (Excel oder Papier)
2. Am 3. oder 4. Werktag des Monats ins Online-Banking einloggen
3. Kontobewegungen mit Soll-Liste abgleichen
4. Fehlende Zahlungen markieren
5. Dokumentation in Excel-Tabelle oder Ordner

Zeitaufwand:

1-2 Mietobjekte: 10-15 Minuten/Monat
3-5 Mietobjekte: 30-45 Minuten/Monat
6-10 Mietobjekte: 45-90 Minuten/Monat

Vorteile:

• Keine zusätzlichen Kosten
• Volle Kontrolle über alle Details
• Keine Abhängigkeit von Software

Nachteile:

• Hoher Zeitaufwand bei mehreren Objekten
• Fehleranfällig bei vielen Kontobewegungen
• Keine automatische Erinnerung bei ausbleibenden Zahlungen
• Dokumentation muss manuell gepflegt werden

Für wen geeignet: Vermieter mit 1-2 Wohnungen, die wenige Transaktionen haben

Option 2: Excel-Vorlagen mit teilautomatischer Kontrolle

Mit einer durchdachten Excel-Vorlage lassen sich Zahlungseingänge strukturierter erfassen. Einige Banken bieten CSV-Exporte an, die du importieren kannst.

Vorgehensweise:

1. Excel-Vorlage mit Soll-Ist-Vergleich erstellen
2. Kontoauszüge als CSV exportieren
3. Zahlungen manuell oder per Import in Excel übertragen
4. Automatische Markierung von Abweichungen (mit Formeln)
5. Status-Übersicht pro Mieter

Zeitaufwand:

Erstmalige Einrichtung: 2-4 Stunden
Laufende Pflege: 20-40 Minuten/Monat (3-5 Objekte)

Vorteile:

• Bessere Übersicht als reine Kontoprüfung
• Historische Daten leicht einsehbar
• Individuelle Anpassungen möglich
• Kostenlos (Excel vorhanden)

Nachteile:

• Einarbeitung und Einrichtung zeitaufwendig
• Kein automatischer Bankabgleich
• Updates müssen manuell erfolgen
• Keine Erinnerungsfunktion

Für wen geeignet: Excel-affine Vermieter mit 2-5 Wohnungen

Option 3: Vermietungssoftware mit automatischer Mieteingangskontrolle

Moderne Vermietungssoftware verbindet sich mit deinem Bankkonto und gleicht Zahlungseingänge automatisch ab. Bei ausbleibenden Zahlungen wirst du benachrichtigt.

Wie funktioniert das?

1. Einmalige Verknüpfung deines Bankkontos mit der Software (Banking-API oder CSV-Import)
2. Die Software erkennt Mietzahlungen anhand von Verwendungszweck oder Betrag
3. Automatischer Abgleich mit den Sollbeträgen
4. Du erhältst eine Übersicht oder E-Mail-Benachrichtigung bei Abweichungen
5. Alle Zahlungen werden automatisch dokumentiert

Etablierte Anbieter:

Die meisten Vermietungssoftware-Anbieter bieten die Basis-Funktionen wie Bankabgleich, Übersichten und Dokumentenverwaltung. Beliebte Lösungen sind objego, immocloud und Vermietet.de (ImmoScout24).

Wo die meisten Anbieter noch Handarbeit erfordern:

Zwei wichtige Aufgaben im Zahlungsmanagement bleiben bei den etablierten Anbietern meist manuell:

1. Rechnungszahlungen: Du erhältst eine Rechnung vom Handwerker oder Energieversorger, musst sie manuell in dein Online-Banking eingeben und die Überweisung ausführen. Die Software hilft bei der Verwaltung, aber nicht beim Bezahlen.

2. Zahlungserinnerungen & Mahnungen: Die Anbieter stellen Vorlagen bereit, die du herunterladen und selbst verschicken musst. Die Software erinnert dich nicht proaktiv daran, wenn eine Zahlung ausbleibt.

Was mit KI-gestützter Automation möglich wird:

1. One-Touch Rechnungszahlung:

• Rechnung kommt per E-Mail, PDF oder Foto
• KI liest alle Daten aus (Betrag, IBAN, Verwendungszweck, Kostenkategorie)
• Ordnet automatisch dem richtigen Objekt zu
• Du bestätigst die Zahlung mit einem Klick – fertig

Zeitersparnis: Statt 3-5 Minuten pro Rechnung (PDF öffnen, Daten abtippen, Online-Banking) nur noch 10 Sekunden (ein Klick).

2. Automatische Zahlungserinnerungen mit KI-Unterstützung:

• Software überwacht Zahlungseingänge automatisch
• Bei ausbleibender Zahlung: Automatische freundliche Erinnerung per E-Mail (Tag 4-5)
• Bei weiterem Ausbleiben: Vorbereitung einer rechtssicheren Mahnung
• Du bekommst eine Push-Benachrichtigung: “Mahnung an [Mieter] bereit – jetzt verschicken?”
• Ein Klick – Mahnung geht raus

Das Gefühl: Als hättest du ein Team im Rücken, das dich bei operativen Aufgaben unterstützt.

Verfügbarkeit:

Diese KI-gestützte Automation ist derzeit bei den etablierten Anbietern nicht verfügbar. fluado entwickelt diese Features für Q1 2026 und wird damit mobile-first mit starker KI-Automatisierung für die operativen Aufgaben eines Vermieters anbieten.

Zeitaufwand mit Software:

Ersteinrichtung: 30-60 Minuten
Laufende Kontrolle: 5-10 Minuten/Monat

Zeitersparnis konkret:

Ohne Software (5 Wohnungen): 45 Minuten/Monat Mit Software: 10 Minuten/Monat

Ersparnis: 35 Minuten pro Monat = 7 Stunden pro Jahr

Vorteile:

• Minimaler Zeitaufwand
• Automatische Erinnerungen
• Fehlerrisiko stark reduziert
• Alle Daten zentral und revisionssicher
• Oft integriert mit Nebenkostenabrechnung und Dokumentenverwaltung

Nachteile:

• Monatliche Abo-Kosten
• Einarbeitungszeit erforderlich
• Abhängigkeit vom Anbieter
• Datenschutz muss gewährleistet sein

Für wen geeignet: Vermieter ab 3 Wohnungen oder alle, die Zeit sparen möchten

Vergleich: Welche Methode passt zu dir?

Faustregeln:

1-3 Wohnungen: Excel oder einfache Software reicht meist. Der Zeitaufwand hält sich in Grenzen.

4-20 Wohnungen: Software lohnt sich – du sparst 30-60 Minuten pro Monat. Bei 10 Wohnungen sind das 6-12 Stunden pro Jahr.

21-100 Wohnungen: Software mit guter Automation wird wichtig. Manuelles Tracking ist fehleranfällig und kostet zu viel Zeit.

100+ Wohnungen: Hausverwaltung kann sich lohnen, oder sehr leistungsfähige Software mit vollem Support.

Was tun bei Mietrückständen?

Schritt 1: Persönliches Gespräch (Tag 4-7)

Sobald die Miete am vierten Werktag nicht eingegangen ist, solltest du den Mieter kontaktieren. Oft liegt nur ein Versehen vor.

Telefonat oder persönliches Gespräch:

• Freundlich nachfragen, ob alles in Ordnung ist
• Auf den fehlenden Zahlungseingang hinweisen
• Gründe erfragen
• Gemeinsam nach Lösungen suchen (z.B. Ratenzahlung)

In vielen Fällen wird die Zahlung innerhalb von 1-2 Tagen nachgeholt.

Schritt 2: Schriftliche Zahlungserinnerung (Tag 8-10)

Wenn das Gespräch nichts bringt oder der Mieter nicht erreichbar ist, folgt eine freundliche schriftliche Erinnerung.

Inhalt:

• Hinweis auf ausstehende Mietzahlung
• Betrag und Monat nennen
• Bitte um zeitnahe Zahlung
• Angabe einer konkreten Frist (z.B. 5 Tage)

Wichtig: Diese Erinnerung ist keine Abmahnung und hat (noch) keine rechtlichen Konsequenzen.

Schritt 3: Schriftliche Mahnung/Abmahnung (ab Tag 15)

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, folgt eine förmliche Mahnung. Diese solltest du per Einschreiben verschicken.

Pflichtinhalte einer Mahnung:

• Genaue Bezeichnung des Mietverhältnisses (Adresse)
• Höhe des Mietrückstands mit genauer Aufschlüsselung
• Zeitraum der ausstehenden Zahlungen
• Frist zur Zahlung (z.B. 7 Tage)
• Androhung rechtlicher Schritte bei Nicht-Zahlung

Schritt 4: Rechtliche Schritte

Wenn auch die Mahnung nichts bewirkt und erhebliche Mietrückstände vorliegen, kannst du kündigen.

Voraussetzungen für fristlose Kündigung gemäß § 543 Abs. 2 BGB :

• Der Mieter hat zwei Monatsmieten hintereinander nicht oder nicht vollständig gezahlt, ODER
• Der Mieter ist mit mindestens zwei Monatsmieten in Rückstand, auch wenn sich die Schulden über einen längeren Zeitraum angesammelt haben

Beispiel:

Monatliche Miete: 1.000 €

Szenario 1 (fristlose Kündigung möglich):
Januar: 0 € gezahlt
Februar: 0 € gezahlt
Rückstand: 2.000 €
→ Fristlose Kündigung möglich

Szenario 2 (fristlose Kündigung möglich):
Januar: 400 € gezahlt (Rückstand: 600 €)
Februar: 400 € gezahlt (Rückstand: 1.200 €)
März: 0 € gezahlt (Rückstand: 2.200 €)
→ Fristlose Kündigung möglich

Szenario 3 (noch keine fristlose Kündigung):
Januar: 400 € gezahlt (Rückstand: 600 €)
Februar: 500 € gezahlt (Rückstand: 1.100 €)
→ Noch keine zwei Monatsmieten

Wichtig: Der Mieter kann die fristlose Kündigung innerhalb von zwei Monaten nach Zustellung durch Zahlung aller Rückstände unwirksam machen ( § 569 Abs. 3 BGB ). Danach ist die Kündigung aber nicht mehr abwendbar.

Alternative: Ordentliche Kündigung

Bei wiederholten verspäteten Zahlungen (auch ohne zwei Monatsmieten Rückstand) kannst du ordentlich kündigen. Diese Kündigung kann der Mieter durch nachträgliche Zahlung NICHT mehr abwenden (BGH-Urteil vom 13.10.2021, Az. VIII ZR 91/20).

Schritt 5: Räumungsklage

Zieht der Mieter nach wirksamer Kündigung nicht aus, bleibt nur die Räumungsklage. Dies ist der letzte Schritt und oft mit hohen Kosten verbunden.

Kosten einer Räumungsklage (Beispiel):

Anwaltskosten: 1.500-3.000 €
Gerichtskosten: 800-1.500 €
Zwangsräumung: 2.000-5.000 €

Gesamt: 4.300-9.500 €
+ laufende Mietausfälle während des Verfahrens

Dauer: 3-12 Monate vom Kündigungsschreiben bis zur Räumung

Deshalb ist es immer besser, bereits bei den ersten Anzeichen von Zahlungsproblemen das Gespräch zu suchen.

Mietkaution bei Mietrückständen

Viele Vermieter fragen sich, ob sie die Mietkaution zur Deckung von Mietrückständen verwenden können.

Die Regel: Während des laufenden Mietverhältnisses darfst du die Kaution NICHT anrühren, solange die Schulden noch strittig sind.

Ausnahmen:

1. Der Mieter hat die Schulden schriftlich anerkannt: Dann kannst du die Kaution verwerten
2. Ein Gericht hat die Forderung festgestellt: Nach rechtskräftigem Urteil ist die Verrechnung möglich
3. Das Mietverhältnis ist beendet: Nach Auszug hast du 6 Monate Zeit, offene Forderungen zu prüfen und mit der Kaution zu verrechnen

Häufige Fragen zur Mieteingangsüberwachung

Muss ich bei jeder verspäteten Zahlung sofort mahnen?

Nein. Bei einer einmaligen Verspätung von 1-2 Tagen reicht meist ein kurzer Anruf. Eine Abmahnung ist sinnvoll, wenn Zahlungen wiederholt zu spät kommen oder ganz ausbleiben.

Kann ich Mahngebühren verlangen?

Ja, aber nur in angemessener Höhe. Üblich sind 5-10 € für das Porto des Mahnschreibens. Diese Gebühren solltest du im Mietvertrag festhalten.

Was passiert, wenn der Mieter eine Mietminderung durchführt?

Wenn der Mieter eigenmächtig weniger Miete zahlt, liegt ebenfalls ein Mietrückstand vor. Der Mieter muss die Mietminderung vorher ankündigen und begründen. Ansonsten droht ihm die Kündigung.

Wie lange kann ich Mietforderungen geltend machen?

Mietforderungen verjähren nach 3 Jahren zum Ende des Jahres, in dem die Miete fällig wurde. Eine Mahnung unterbricht die Verjährung.

Was ist mit Lastschriftverfahren?

Beim Lastschriftverfahren kannst du die Miete selbst einziehen. Aber Achtung: Der Mieter kann innerhalb von 8 Wochen widersprechen. Dann hast du den gleichen Aufwand wie bei einer Überweisung.

Wann lohnt sich ein Inkassobüro?

Ein Inkassobüro macht Sinn, wenn:

• Der Mieter ausgezogen ist
• Hohe Mietrückstände bestehen (> 3.000 €)
• Der Mieter nicht mehr erreichbar ist

Die Kosten trägt der Mieter, aber nur wenn er zahlungsfähig ist.

Typische Fehler bei der Mieteingangskontrolle vermeiden

Fehler 1: Unregelmäßige Kontrolle

Viele Vermieter prüfen die Zahlungseingänge nur sporadisch. So werden Rückstände oft erst nach Monaten bemerkt, wenn bereits hohe Summen aufgelaufen sind.

Lösung: Feste Termine einrichten – z.B. jeden 5. des Monats die Zahlungseingänge kontrollieren. Bei automatischer Software erhältst du ohnehin Benachrichtigungen.

Fehler 2: Zu langes Zuwarten

Aus Höflichkeit oder Hoffnung warten manche Vermieter zu lange, bevor sie reagieren. Das macht die Situation nur schwieriger.

Lösung: Bereits nach 3-4 Tagen nachfragen. Ein früher, freundlicher Kontakt wird meist positiv aufgenommen und verhindert Eskalation.

Fehler 3: Keine schriftliche Dokumentation

Telefonische Vereinbarungen oder mündliche Zusagen sind vor Gericht oft wertlos.

Lösung: Alle Mahnungen, Vereinbarungen über Ratenzahlungen und wichtige Gespräche schriftlich dokumentieren und am besten per Einschreiben verschicken.

Fehler 4: Falsche Verrechnung von Zahlungen

Laut § 366 BGB kann der Mieter bestimmen, welche Schuld er mit einer Zahlung tilgt. Schreibt er “Miete August” auf die Überweisung, darfst du den Betrag nicht mit der Juli-Miete verrechnen.

Lösung: Bei Teilzahlungen oder Rückständen genau dokumentieren, welcher Monat damit beglichen wurde. Im Zweifel den Mieter fragen.

Fehler 5: Fehlende Übersicht bei mehreren Objekten

Wer mehrere Wohnungen vermietet, verliert schnell den Überblick – besonders wenn verschiedene Zahlungstermine und Mietbeträge vorliegen.

Lösung: Eine zentrale Übersicht führen (Excel oder Software), die alle Objekte, Mieter, Sollbeträge und Zahlungseingänge auf einen Blick zeigt.

Fehler 6: Betriebskostenvorauszahlungen falsch verbuchen

Nach Erstellung der Betriebskostenabrechnung darfst du keine Vorauszahlungen mehr verlangen – nur noch die Nachforderung.

Lösung: Buchführung anpassen, sobald die Abrechnung erstellt ist. Sonst kommt es zu inhaltlich falschen Verrechnungen.

Zahlungsmanagement systematisch organisieren

Monatliche Routine aufbauen

Tag 1-3 des Monats:

• Automatische Erinnerung, dass Zahlungen fällig sind (falls Software genutzt wird)

Tag 4-5:

• Überprüfung der Zahlungseingänge
• Liste mit fehlenden Zahlungen erstellen

Tag 6-10:

• Persönlicher Kontakt zu Mietern mit ausbleibenden Zahlungen
• Dokumentation der Gespräche

Tag 11-15:

• Schriftliche Zahlungserinnerung an säumige Mieter (falls Gespräch erfolglos)

Ab Tag 16:

• Förmliche Mahnung (falls weiterhin keine Zahlung)

Jährliche Überprüfung

Einmal pro Jahr solltest du dein Zahlungsmanagement überprüfen:

• Wie viele verspätete Zahlungen gab es?
• Bei welchen Mietern gibt es wiederholt Probleme?
• Wie hoch war der zeitliche Aufwand?
• Lohnt sich eine Software-Lösung?

Fazit: Frühe Kontrolle spart Zeit und Geld

Eine systematische Mieteingangsüberwachung ist keine Schikane, sondern professionelles Vermieter-Management. Sie schützt deine Einnahmen und ermöglicht es dir, frühzeitig auf Probleme zu reagieren – oft noch bevor echte Mietrückstände entstehen.

Die wichtigsten Punkte:

Für Vermieter mit 1-3 Wohnungen: Manuelle Kontrolle per Online-Banking oder Excel reicht meist aus. Der Zeitaufwand liegt bei 10-20 Minuten pro Monat.

Für Vermieter mit 4-20 Wohnungen: Software spart deutlich Zeit und reduziert Fehler. Die Zeitersparnis liegt bei 30-60 Minuten pro Monat – das sind 6-12 Stunden pro Jahr.

Für Vermieter mit 20+ Wohnungen: Software wird unverzichtbar. Bei manueller Kontrolle würdest du 1-2 Stunden pro Monat nur mit Zahlungsabgleich verbringen.

Bei ausbleibenden Zahlungen: Reagiere schnell (innerhalb von 3-4 Tagen), aber bleibe zunächst freundlich. Die meisten Probleme lassen sich im persönlichen Gespräch lösen. Dokumentiere alle Schritte schriftlich.

Die Zukunft ist automatisiert: KI-gestützte Software wird in den nächsten Jahren die manuelle Zuordnung von Zahlungen überflüssig machen. Statt 5-10 Minuten Aufwand pro Monat sind es dann nur noch 2-5 Minuten – Zeit, die du für wichtigere Dinge nutzen kannst.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen zur Kündigung, Mahnverfahren oder Räumungsklagen wende dich an einen Fachanwalt für Mietrecht oder einen Mieterverein.

Letzte Aktualisierung: November 2025