Wartungsmanagement: Warum die Heizung immer im Dezember ausfällt

Aktualisiert: November 2025

Es ist Freitag, der 13. Dezember, 17:30 Uhr. Dein Handy klingelt. Die Mieterin aus Wohnung 3C. “Die Heizung ist kalt. Seit heute Mittag.”

Du fragst nach, ob sie schon den Thermostat überprüft hat, ob vielleicht nur ein Heizkörper betroffen ist. Nein, alle Heizkörper sind kalt. Das klingt nach einem Problem mit der Heizungsanlage selbst. Du sagst ihr, du kümmerst dich darum.

Nachdem du aufgelegt hast, gehst du mental deine Liste durch: Wann war nochmal die letzte Heizungswartung? War das im September? Oder war das letztes Jahr im September und dieses Jahr ist sie komplett ausgefallen?

Du öffnest deine Excel-Datei “Wartungen 2025” und scrollst durch die Zeilen. Da: “Heizung Objekt B – 15.09.2024”. Das war vor 15 Monaten. Die jährliche Wartung hätte im September 2025 stattfinden sollen. Aber irgendwie ist das untergegangen.

Jetzt, an einem Freitagabend im Dezember, mit Außentemperaturen um null Grad, stehst du da: Ohne Wartungsvertrag mit einem Heizungsbauer, ohne Garantie auf einen schnellen Termin, und mit einer Mieterin, die berechtigt die Miete mindern kann, wenn die Heizung länger als 24 Stunden ausfällt.

Das ist kein theoretisches Szenario. Das passiert. Und zwar meistens dann, wenn man es am wenigsten gebrauchen kann.

Das unterschätzte Problem: Es sind nicht die großen Dinge

Die meisten Vermieter unterschätzen, wie viel mentale Energie Wartungsmanagement eigentlich kostet. Nicht die Wartung selbst – die ist meist schnell erledigt. Es ist die Last, sich an alles erinnern zu müssen. Und zwar nicht nur erinnern im Sinne von “ach ja, stimmt”, sondern rechtzeitig erinnern, sodass man noch Zeit hat, einen Termin zu organisieren.

Bei einem Haus mit 10 Wohnungen fallen pro Jahr etwa 30-40 Wartungen und Prüfungen an. Bei 50 Wohnungen sind es 150-200. Das ist alle zwei bis drei Tage eine Wartung, die koordiniert werden muss.

Und jede dieser Wartungen hat ihre eigene Logik:

• Heizungswartung: Jährlich, idealerweise im Spätsommer, bevor die Heizperiode beginnt
• Rauchmelder-Prüfung: Jährlich, gesetzlich vorgeschrieben in allen Bundesländern
• Schornsteinfeger: Ein- bis zweimal jährlich, terminiert vom Bezirksschornsteinfeger
• Aufzugsprüfung: Jährlich durch TÜV, mit mehrstündiger Stillstandszeit
• Legionellenprüfung: Alle drei Jahre bei Anlagen mit Warmwasserspeicher
• Blitzschutzanlage: Alle zwei bis vier Jahre, je nach Blitzschutzklasse
• Elektrische Anlagen (DGUV V3): Alle vier Jahre, oft aufwendig und teuer
• Brandschutztüren: Alle zwei Jahre, bei gewerblichen Immobilien jährlich

Das Problem ist nicht, dass eine einzelne Wartung schwierig wäre. Das Problem ist die schiere Anzahl an verschiedenen Fristen, die alle gleichzeitig im Kopf behalten werden müssen.

Warum Excel und Google Calendar nicht funktionieren

Die meisten Vermieter versuchen es zuerst mit Excel. Eine Tabelle mit allen Wartungen, sortiert nach “Nächstes Datum”. Das klingt logisch, und für die ersten paar Monate funktioniert es auch.

Aber dann passiert Folgendes: Du öffnest die Excel-Datei nicht jeden Tag. Vielleicht nicht mal jede Woche. Du öffnest sie, wenn du daran denkst, sie zu öffnen. Und das passiert oft genau dann, wenn du gerade eine E-Mail vom Schornsteinfeger bekommst oder ein Mieter sich meldet.

Das heißt: Dein System zur Wartungsverwaltung setzt voraus, dass du daran denkst, dein System zu checken. Das ist, als würdest du einen Wecker stellen, der nur klingelt, wenn du daran denkst, nachzuschauen, ob er geklingelt hat.

Google Calendar ist besser. Dort kannst du Termine eintragen und Erinnerungen aktivieren. Eine Woche vorher, drei Tage vorher – das System erinnert dich automatisch.

Aber auch hier gibt es Probleme:

Problem 1: Die Erinnerung kommt, aber du kannst nicht sofort reagieren. Du bekommst die Benachrichtigung “Heizungswartung in 7 Tagen”, aber du sitzt gerade im Auto oder bist im Meeting. Du denkst “mache ich nachher” – und dann vergisst du es doch.

Problem 2: Du hast keine Kontaktdaten griffbereit. Die Erinnerung sagt dir, dass die Heizung gewartet werden muss. Aber wer war nochmal der Heizungsbauer? War das Müller Heizung oder Schmidt Sanitär? Du musst in deinen E-Mails suchen, durch deine Rechnungen blättern, bis du die Telefonnummer hast.

Problem 3: Nach der Wartung musst du manuell den nächsten Termin berechnen. Die Wartung ist erledigt. Jetzt musst du daran denken, in Google Calendar den nächsten Termin einzutragen – in 12 Monaten. Das machst du in diesem Moment vielleicht noch. Aber wenn du drei Wartungen an einem Tag hast, rutscht eine davon durch.

Die versteckten Kosten des Vergessens

Lass uns ehrlich rechnen, was es kostet, eine Wartung zu vergessen.

Szenario 1: Heizungswartung vergessen

• Die Heizung fällt mitten im Winter aus
• Reparaturkosten: €1,000 - €3,000 (statt €150 für die Wartung)
• Herstellergarantie erlischt, weil die jährliche Wartung nicht nachgewiesen werden kann
• Mieter kann Mietminderung geltend machen: Bis zu 50% bei komplettem Heizungsausfall
• Bei 50 Wohnungen à €800 Warmmiete und nur 10% Mietminderung für 5 Tage: €667 Mietausfall

Gesamtschaden: €2,000 - €4,000 (für eine vergessene €150-Wartung)

Szenario 2: Rauchmelder-Prüfung vergessen

• Im Schadensfall kann die Versicherung Leistungen kürzen oder verweigern
• Haftung des Vermieters, falls es zu einem Brand kommt und Mieter zu Schaden kommen
• Bußgeld je nach Bundesland: Bis zu €50,000 in besonders schweren Fällen
• Realistischer bei Routinekontrollen: €1,000 - €5,000

Szenario 3: Legionellenprüfung vergessen

• Gesundheitsgefahr für Mieter (Legionellose ist eine schwere Lungenentzündung)
• Persönliche Haftung des Vermieters bei Erkrankung
• Bußgeld nach Trinkwasserverordnung: Bis zu €25,000
• Imageschaden und mögliche Schadensersatzforderungen

Das sind keine theoretischen Worst-Case-Szenarien. Das sind reale Konsequenzen, die andere Vermieter erlebt haben.

Die drei Phasen, in denen Wartungen schiefgehen

Aus Gesprächen mit Dutzenden Vermietern haben sich drei typische Momente herauskristallisiert, an denen Wartungsmanagement scheitert:

Phase 1: Die Frist wird verpasst (4-8 Wochen vorher)

Das ist der kritische Moment. Die Wartung sollte in 4-8 Wochen stattfinden – genug Zeit, um einen Termin zu bekommen. Aber:

• Du hast die Frist nicht im Kalender
• Oder du hast eine Erinnerung, aber sie kam in einem stressigen Moment
• Oder du dachtest “mache ich nächste Woche” und hast es vergessen

In dieser Phase wäre alles noch einfach lösbar. Ein Anruf, ein Termin vereinbaren, fertig. Aber dieser Moment wird verpasst.

Phase 2: Die Wartung ist überfällig (0-4 Wochen nach Frist)

Jetzt ist die Frist bereits verstrichen. Bei einer Heizungswartung heißt das: Die Heizperiode hat begonnen, aber die Wartung ist noch nicht gemacht. Bei einer Legionellenprüfung heißt das: Du bist nicht mehr im vorgeschriebenen Turnus.

Technisch wäre es noch machbar, schnell einen Termin zu organisieren. Aber jetzt brauchst du einen Handwerker, der kurzfristig kann. Das bedeutet oft:

• Höhere Kosten (Eilzuschlag)
• Weniger Auswahl (die guten sind ausgebucht)
• Stress, weil du weißt, dass du eigentlich zu spät dran bist

Phase 3: Das Problem manifestiert sich (mehrere Monate nach Frist)

Jetzt ist die Wartung schon lange überfällig. Und meistens merkst du es erst, wenn etwas passiert:

• Die Heizung fällt aus
• Ein Rauchmelder piept
• Die Hausverwaltung vor Ort fragt nach dem Prüfprotokoll

In dieser Phase sind die Kosten am höchsten, der Stress am größten, und die Optionen am begrenztesten. Du brauchst einen Notdienst, du zahlst Premiumpreise, und du hoffst, dass der Schaden nicht größer ist als nötig.

Was am Ende wirklich Zeit kostet

Rechnen wir zusammen, was Wartungsmanagement tatsächlich bedeutet – nicht die optimistische “ich trage mal schnell was in Excel ein”-Version, sondern die realistische Version mit allen Medienbrüchen und mentalen Kontextwechseln.

Pro Wartung fallen an:

1. Frist im Kalender nachschauen: 2 Min
2. Handwerker-Kontaktdaten finden: 5-10 Min (wenn nicht zentral gespeichert)
3. Anruf oder E-Mail an Handwerker: 5 Min
4. Hin und Her wegen Terminabstimmung: 10-20 Min (Telefon-Tag, E-Mails, Rückfragen)
5. Termin im Kalender eintragen: 2 Min
6. Bei Bedarf: Mieter informieren (z.B. bei Aufzugswartung): 5 Min
7. Nach Wartung: Rechnung zuordnen und ablegen: 3-5 Min
8. Nächsten Wartungstermin berechnen und eintragen: 3 Min
9. Wartungsprotokoll abheften: 2 Min

Gesamt pro Wartung: 35-60 Minuten

Bei 50 Wohnungen mit 150 Wartungen pro Jahr sind das: 90-150 Stunden pro Jahr nur für Wartungskoordination

Das sind 11-19 volle Arbeitstage.

Und das ist die Zeit, die du investierst, wenn alles glattläuft. Wenn du eine Wartung vergessen hast, kommt noch dazu:

• Hektische Suche nach einem Handwerker, der kurzfristig kann
• Mehrere Telefonate mit verschiedenen Firmen
• Möglicherweise höhere Kosten
• Stress und mentale Belastung

Die Kontakt-Frage: Warum eine Excel-Liste nicht reicht

Die meisten Vermieter haben irgendwo eine Liste mit Handwerker-Kontakten. In Excel, in einem Word-Dokument, in den Kontakten auf dem Handy, oder auf einem Zettel neben dem Computer.

Das Problem: Wenn du den Heizungsbauer anrufst, brauchst du nicht nur seine Telefonnummer. Du brauchst:

• Wofür war er das letzte Mal da? (War das die Wartung oder war das die Reparatur letztes Jahr?)
• Wie lange hat es gedauert? (Damit du einschätzen kannst, wie viel Zeit du einplanen musst)
• Was hat es gekostet? (Damit du weißt, ob der Preis diesmal plausibel ist)
• Hat er gut gearbeitet? (Würdest du ihn wieder beauftragen?)
• Gibt es Besonderheiten? (Kommt nur dienstags, braucht Zugang zum Keller, etc.)

All diese Informationen sind typischerweise verstreut:

• Die Telefonnummer ist in deinen Kontakten
• Die letzte Rechnung liegt im Ordner “Rechnungen 2024”
• Deine Notiz “war pünktlich, gute Arbeit” steht auf einem Post-it, das du irgendwo hattest
• Die Information, dass er nur vormittags kann, weißt du noch – oder war das der andere Heizungsbauer?

Eine zentrale Kontaktliste würde helfen. Nicht nur Name und Telefonnummer, sondern eine echte Datenbank:

• Alle Handwerker an einem Ort
• Mit Historie: Wann haben sie was gemacht?
• Mit Bewertung: Würde ich wieder beauftragen? Was war gut/schlecht?
• Mit Besonderheiten: Verfügbarkeit, Preisrange, spezielle Anforderungen

Das klingt nach einem Nice-to-have. Aber wenn du um 17:30 Uhr an einem Freitagabend schnell jemanden für einen Heizungsnotfall brauchst, wird es zum absoluten Must-have.

Warum automatische Erinnerungen nicht die Lösung sind

Viele Vermietungs-Software-Lösungen werben mit “automatischen Erinnerungen für Wartungen”. Das klingt erstmal nach der perfekten Lösung.

Aber die Realität ist komplexer. Eine Erinnerung ist nur dann nützlich, wenn sie:

1. Rechtzeitig kommt (nicht eine Woche vorher, wenn alle Handwerker ausgebucht sind, sondern 4-6 Wochen vorher)
2. Persistent ist (nicht nur eine Push-Notification, die du wegwischst, sondern eine Erinnerung, die bleibt, bis du sie abgearbeitet hast)
3. Kontext liefert (nicht nur “Heizungswartung fällig”, sondern auch: Wer war das letzte Mal da? Was hat es gekostet? Welche Unterlagen brauche ich?)
4. Eskaliert (wenn du die erste Erinnerung ignorierst, kommt eine zweite, dringlichere)

Die meisten Tools bieten nur einfache Erinnerungen. Wie ein Google Calendar-Eintrag, nur in der Software. Das hilft – aber nicht genug.

Was wirklich helfen würde: Ein System, das aktiv mitdenkt. Das nicht nur erinnert, sondern auch:

• Die Kontaktdaten des Handwerkers direkt verfügbar macht
• Die letzte Rechnung zeigt
• Vorschlägt, wann ein guter Zeitpunkt für die Wartung wäre (z.B. kombiniert mit anderen Wartungen im gleichen Objekt)
• Nach der Wartung automatisch den nächsten Termin berechnet und einträgt

Sowas gibt es aktuell in der Vermietungs-Software-Landschaft praktisch nicht. Die meisten Tools fokussieren sich auf Nebenkostenabrechnung und Finanzverwaltung. Wartungsmanagement ist – wenn überhaupt – ein Nebenschauplatz.

Was du heute schon tun kannst (ohne neue Software)

Auch ohne ein perfektes System kannst du Wartungsmanagement strukturierter angehen. Die meisten Probleme sind organisatorischer, nicht technologischer Natur.

Tipp 1: Erstelle eine Jahresübersicht aller Wartungen

Nimm dir einmal die Zeit, alle Wartungen aufzulisten, die bei deinen Objekten anfallen. Nicht nur die offensichtlichen (Heizung, Rauchmelder), sondern auch die seltenen (Legionellenprüfung, Blitzschutz, DGUV V3).

Für jede Wartung notierst du:

• Turnus: Jährlich, alle 2 Jahre, alle 3 Jahre
• Idealer Zeitpunkt: Wann sollte die Wartung stattfinden? (Heizung im Spätsommer, Aufzug im Frühjahr wenn weniger Nutzung, etc.)
• Vorlaufzeit: Wie viele Wochen vorher musst du anfangen, einen Termin zu organisieren?
• Letztes Datum: Wann war die letzte Wartung?
• Nächstes Datum: Wann sollte die nächste stattfinden?

Diese Liste ist dein Master-Dokument. Sie zeigt dir auf einen Blick, was im ganzen Jahr ansteht.

Am besten machst du das im Januar. Dann siehst du das ganze Jahr vor dir und kannst Wartungen clustern – z.B. alle Wartungen für Objekt A im März, alle für Objekt B im Juni.

Tipp 2: Baue eine zentrale Handwerker-Datenbank auf

Erstelle eine simple Tabelle mit allen Handwerkern, mit denen du arbeitest:

Das dauert eine Stunde, die Tabelle anzulegen. Aber es spart dir Stunden an Suchen über das Jahr verteilt.

Jedes Mal, wenn du mit einem Handwerker zusammenarbeitest, aktualisierst du die Tabelle:

• War er pünktlich?
• War die Arbeit gut?
• Wie war die Kommunikation?
• Würdest du ihn wieder beauftragen?

Nach ein paar Jahren hast du eine echte Datenbank mit bewährten Kontakten. Und wenn einer nicht verfügbar ist, weißt du sofort, wen du als Alternative anrufen kannst.

Tipp 3: Nutze die 4-Wochen-Vorlauf-Regel

Für jede Wartung gilt: Fange 4 Wochen vor dem idealen Zeitpunkt an, einen Termin zu organisieren. Nicht 1 Woche vorher, nicht “wenn ich gerade daran denke”. 4 Wochen.

Warum 4 Wochen?

• Gute Handwerker sind ausgebucht – 4 Wochen Vorlauf erhöht die Chance, einen Termin zu bekommen
• Falls der erste Handwerker absagt, hast du noch Zeit, einen anderen zu finden
• Du kannst Wartungen für das gleiche Objekt bündeln (z.B. Heizung und Schornsteinfeger am gleichen Tag)
• Du bist nicht gestresst, du arbeitest proaktiv statt reaktiv

Setze in deinem Kalender für jede Wartung eine Erinnerung 4 Wochen vor dem idealen Datum. Diese Erinnerung ist dein Signal: “Jetzt Handwerker kontaktieren.”

Was die Zukunft bringen sollte (aber noch nicht tut)

Wenn man sich die Vermietungs-Software-Landschaft anschaut, gibt es eine Lücke. Fast alle Tools fokussieren auf:

• Nebenkostenabrechnung
• Finanzverwaltung
• Mieterkommunikation
• Dokumentenablage

Das sind wichtige Features. Aber Wartungsmanagement – ein Bereich, der Vermieter jedes Jahr Dutzende Stunden kostet und tausende Euro Risiko birgt – wird fast immer stiefmütterlich behandelt.

Was wirklich helfen würde:

Intelligente Wartungsplanung, die nicht nur Termine verwaltet, sondern:

• 4-6 Wochen vor jeder Wartung eine Erinnerung schickt (“Heizung Objekt B Wartung steht an – jetzt Termin vereinbaren”)
• 2 Wochen vorher eine zweite Erinnerung, falls noch kein Termin organisiert wurde
• 3 Tage vor Fristablauf eine dringliche Warnung
• Nach der Wartung automatisch die nächste Wartung in 12 Monaten einträgt

Integrierte Handwerker-Datenbank, die:

• Alle Kontakte zentral speichert
• Zeigt, wann welcher Handwerker das letzte Mal da war
• Alle Rechnungen dieses Handwerkers verlinkt
• Bewertungen und Notizen speichert
• Bei einer Wartung direkt den passenden Handwerker vorschlägt

Automatische Verknüpfung von Wartung und Rechnung, sodass:

• Nach einer Wartung die Rechnung hochgeladen wird
• Die Rechnung automatisch der Wartung zugeordnet wird
• Das System erkennt: “Wartung ist dokumentiert” und automatisch die nächste in 12 Monaten anlegt

Das klingt nach viel Technologie. Aber die Bausteine dafür existieren bereits – sie müssen nur sinnvoll zusammengebaut werden.

Bei Fluado arbeiten wir genau daran. Die Kontaktverwaltung gibt es schon heute – ein Ort, wo du alle Handwerker mit ihren Details speichern kannst. Das Wartungsmanagement mit intelligenten Erinnerungen kommt als nächstes.

Aber bis dahin: Die drei Tipps oben umzusetzen kann schon heute 50% der Probleme lösen. Und das kostet nur ein bisschen initiale Setup-Zeit.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die genannten Fristen und Wartungsintervalle können je nach Bundesland, Objekttyp und spezifischen Vertragsvereinbarungen variieren. Für verbindliche Auskünfte zu Wartungspflichten konsultiere bitte einen Fachanwalt oder entsprechende Fachbetriebe.

Letzte Aktualisierung: November 2025