Nebenkostenabrechnung erstellen: Der komplette Guide für Vermieter und Mieter (2025)

Die Zusammenfassung für dich:

• Als Vermieter musst du einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen – spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
• Die manuelle Erstellung dauert bei 50 Wohnungen etwa 13-16 Stunden pro Jahr und ist fehleranfällig
• Viele Vermieter beauftragen eine Hausverwaltung (Kosten: €750-1.250 jährlich nur für die Abrechnung) oder nutzen Software-Lösungen
• Als Mieter solltest du deine Abrechnung immer prüfen – Studien zeigen, dass 90% aller Nebenkostenabrechnungen Fehler enthalten
• Du hast 12 Monate Zeit, um gegen fehlerhafte Abrechnungen Widerspruch einzulegen

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung landet einmal im Jahr im Briefkasten und sorgt oft für Diskussionen zwischen Mietern und Vermietern. Dabei handelt es sich um die Abrechnung aller laufenden Kosten, die durch den Betrieb einer Immobilie entstehen – von der Grundsteuer über Heizkosten bis zur Treppenhausreinigung.

Streng genommen müsste es eigentlich “Betriebskostenabrechnung” heißen, denn nur die laufenden Betriebskosten dürfen auf Mieter umgelegt werden ( § 556 BGB ). Im Alltag werden die Begriffe aber meist synonym verwendet, deshalb nutzen wir hier beide.

Für Vermieter bedeutet die Abrechnung: einmal pro Jahr alle Belege sammeln, Kosten zuordnen, auf die einzelnen Wohnungen verteilen und verschicken. Das klingt einfacher als es ist.

Für Mieter bedeutet sie: genau hinschauen, denn viele Abrechnungen enthalten Fehler, die bares Geld kosten können.

Für Vermieter: Das Zeitaufwand-Problem bei der Nebenkostenabrechnung

Warum die Abrechnung so aufwändig ist

Wenn du mehrere Wohnungen vermietest, kennst du das: Gegen Ende des Jahres oder Anfang des Folgejahres steht die Nebenkostenabrechnung an. Und plötzlich liegen da hunderte Belege auf dem Tisch, die sortiert werden müssen.

Bei einem Portfolio von 50 Wohnungen in drei Gebäuden sieht der typische Ablauf so aus:

Phase 1: Belege sammeln (2-3 Stunden) Du durchforstest zwölf Monate E-Mail-Postfach, Ordner und Papierstapel. Heizungsabrechnung von Techem? Irgendwo zwischen März und April. Müllgebühren? Waren das zwei oder drei Rechnungen dieses Jahr? Die Versicherungspolice? Müsste im Ablageordner sein.

Phase 2: Kategorisieren (4-6 Stunden) Jetzt kommt die eigentliche Arbeit: Welche Kosten gehören zu welchem Objekt? Welcher Verteilerschlüssel gilt für welche Kostenart? Die Grundsteuer wird nach Quadratmetern verteilt, Wasser nach Personen, Heizung zu 50-70% nach Verbrauch. Und bei der Hausreinigung musst du prüfen, ob alle Wohnungen gleich profitieren oder ob die Erdgeschosswohnungen anders abgerechnet werden müssen.

Phase 3: Abrechnung erstellen (2-3 Stunden) Für jede einzelne Wohnung berechnest du nun die anteiligen Kosten, ziehst die Vorauszahlungen ab und ermittelst Nachzahlung oder Guthaben. Bei 50 Wohnungen bedeutet das 50 individuelle Berechnungen.

Phase 4: Rechtliche Anforderungen prüfen (2 Stunden) Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt genau, was du abrechnen darfst und was nicht. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass 50-70% der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Sind alle Anlagen dabei? Stimmen die Formvorschriften nach BGB?

Phase 5: Versenden und archivieren (1-2 Stunden) Ausdrucken oder PDFs erstellen, per Post oder E-Mail verschicken, GoBD-konform für zehn Jahre archivieren.

Gesamtaufwand: 13-16 Stunden pro Jahr bei 50 Wohnungen. Bei größeren Portfolios entsprechend mehr.

Und das größte Risiko dabei: Formfehler oder Rechenfehler können dazu führen, dass die gesamte Abrechnung unwirksam wird und du auf Nachforderungen verzichten musst.

Was eine Hausverwaltung kostet

Viele Vermieter denken deshalb irgendwann: “Soll das doch jemand anderes machen.” Die klassische Lösung ist eine professionelle Hausverwaltung.

Die Kosten einer Mietverwaltung liegen typischerweise bei €25-35 pro Wohneinheit pro Monat. Bei 50 Wohnungen bedeutet das:

• €1.250-1.750 pro Monat
• €15.000-21.000 pro Jahr

Allein für die Nebenkostenabrechnung berechnen Hausverwaltungen oft €750-1.250 jährlich als separate Position.

Das ist professionell, rechtssicher und spart dir Zeit. Aber es kostet eben auch entsprechend.

Viele Vermieter fragen sich deshalb: Gibt es einen Mittelweg zwischen “alles selbst machen mit Excel” und “komplette Hausverwaltung für fünfstellige Beträge”?

Die Antwort lautet: Ja, Software-Lösungen. Dazu später mehr im Abschnitt “Hausverwaltung vs. Software”.

Schritt-für-Schritt: Nebenkostenabrechnung erstellen

Wenn du die Abrechnung selbst erstellen möchtest oder musst, hilft dir diese Anleitung durch den Prozess. Die folgenden Schritte gelten unabhängig davon, ob du Excel, spezialisierte Software oder einen Mix aus beidem nutzt.

Schritt 1: Vorbereitung und Unterlagen sammeln

Benötigte Dokumente:

• Alle Rechnungen des Abrechnungszeitraums (z.B. 01.01.2024 - 31.12.2024)
• Mietverträge mit Angaben zu Vorauszahlungen
• Wohnungsgrößen in Quadratmetern (für Verteilerschlüssel)
• Personenanzahl pro Wohnung (für Wasser, Müll)
• Zählerstände für Heizung und Warmwasser
• Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister (Techem, ista, etc.)

Wichtig: Der Abrechnungszeitraum muss genau definiert sein. Meist ist es das Kalenderjahr, aber du kannst auch einen abweichenden Zwölfmonatszeitraum wählen (z.B. 01.07.2024 - 30.06.2025). Entscheidend ist: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen ( § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ).

Beispiel: Abrechnungszeitraum 2024 (01.01. - 31.12.2024) → Abrechnung muss bis 31.12.2025 zugestellt sein.

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Schritt 2: Kosten kategorisieren und Umlagefähigkeit prüfen

Nicht alle Kosten, die dir als Vermieter entstehen, darfst du auf deine Mieter umlegen. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt genau, was erlaubt ist.

Umlagefähige Nebenkosten nach § 2 BetrKV:

Kalte Nebenkosten (verbrauchsunabhängig):

• ✓ Grundsteuer ( § 2 Nr. 1 BetrKV )
• ✓ Gebäudeversicherung ( § 2 Nr. 13 BetrKV )
• ✓ Hausreinigung ( § 2 Nr. 9 BetrKV )
• ✓ Gartenpflege ( § 2 Nr. 10 BetrKV )
• ✓ Beleuchtung Gemeinschaftsflächen ( § 2 Nr. 11 BetrKV )
• ✓ Schornsteinfeger ( § 2 Nr. 12 BetrKV )
• ✓ Hausmeister ( § 2 Nr. 14 BetrKV )
• ✓ Aufzug/Fahrstuhl ( § 2 Nr. 8 BetrKV )
• ✓ Müllabfuhr ( § 2 Nr. 6 BetrKV )
• ✓ Straßenreinigung ( § 2 Nr. 7 BetrKV )

Verbrauchsabhängige Nebenkosten:

• ✓ Kaltwasser ( § 2 Nr. 2 BetrKV )
• ✓ Abwasser ( § 2 Nr. 3 BetrKV )
• ✓ Heizung ( § 2 Nr. 4 BetrKV )
• ✓ Warmwasser ( § 2 Nr. 5 BetrKV )

NICHT umlagefähig:

• ✗ Verwaltungskosten ( § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV )
• ✗ Instandhaltung und Reparaturen ( § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV )
• ✗ Bankgebühren
• ✗ Steuerberatung
• ✗ Kontoführungsgebühren

Als Faustregel gilt: Einmalig anfallende Kosten sind keine Betriebskosten. Nur regelmäßig wiederkehrende, laufende Kosten darfst du umlegen.

Beispiel: Die jährliche Dachrinnenreinigung ist umlagefähig ( BGH, Az. VIII ZR 167/03 ). Eine einmalige Reparatur einer verstopften Dachrinne dagegen nicht.

Zeitaufwand: 4-6 Stunden bei manueller Sortierung von hunderten Belegen

Schritt 3: Verteilerschlüssel festlegen

Die Verteilerschlüssel bestimmen, wie du die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohnungen verteilst. Diese müssen bereits im Mietvertrag festgelegt sein.

Nach Wohnfläche (Quadratmeter): Standardmäßig für die meisten Betriebskosten, wenn nichts anderes vereinbart ist ( § 556a Abs. 1 BGB ):

• Grundsteuer
• Versicherung
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Aufzug (wenn nicht nach Etagen unterschieden)

Nach Personenanzahl: Sinnvoll für Kosten, die direkt vom Verbrauch der Bewohner abhängen:

• Kaltwasser
• Müllabfuhr
• Abwasser (wenn nicht verbrauchsabhängig gemessen)

Nach Verbrauch: Pflicht bei Heizung und Warmwasser nach Heizkostenverordnung (HeizkostenV) :

• Heizung: 50-70% nach Verbrauch (Heizkörperzähler), 30-50% nach Wohnfläche
• Warmwasser: 50-70% nach Verbrauch (Warmwasserzähler), 30-50% nach Wohnfläche

Rechenbeispiel Grundsteuer:

Objekt mit 10 Wohnungen, Grundsteuer €2.400 pro Jahr Wohnung 1: 80 m² Gesamtfläche aller Wohnungen: 800 m²

Berechnung für Wohnung 1:

Anteil = (80 m² / 800 m²) × €2.400 = €240

Wichtig: Du musst in der Abrechnung transparent machen, welchen Verteilerschlüssel du für welche Kostenart verwendet hast. Steht im Mietvertrag ein anderer Schlüssel als der gesetzliche Standard, musst du dich daran halten.

Zeitaufwand: 2-3 Stunden für alle Wohnungen

Schritt 4: Einzelabrechnungen erstellen

Jetzt geht’s ans Rechnen. Für jede Wohnung erstellst du eine individuelle Abrechnung.

Beispiel-Abrechnung für Wohnung 5:

Nebenkostenabrechnung 2024
Wohnung: Musterstraße 12, Whg. 5, 3. OG
Mieter: Max Mustermann
Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 - 31.12.2024
Wohnfläche: 75 m²
Personen im Haushalt: 2

Kostenstellen (Verbrauchsunabhängig):
- Grundsteuer (nach m²):              €225,00
- Gebäudeversicherung (nach m²):      €95,00
- Hausreinigung (nach m²):            €60,00
- Gartenpflege (nach m²):             €45,00
- Allgemeinstrom (nach m²):           €38,00
- Schornsteinfeger (nach m²):         €22,00
- Hausmeister (nach m²):              €110,00

Verbrauchsabhängige Kosten:
- Kaltwasser (nach Verbrauch):        €145,00
- Abwasser (nach Verbrauch):          €178,00
- Müllabfuhr (nach Personen):         €85,00

Heizkosten (separate Anlage):
- Verbrauchsanteil (70%):             €745,00
- Grundkostenanteil (30%):            €185,00

Warmwasser (separate Anlage):
- Verbrauchsanteil (70%):             €210,00
- Grundkostenanteil (30%):            €55,00

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Summe Nebenkosten 2024:               €2.198,00

Geleistete Vorauszahlungen:
12 Monate × €175,00 =                 €2.100,00

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Nachzahlung:                          €98,00

Die Nachzahlung oder das Guthaben ergibt sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und geleisteten Vorauszahlungen.

Wichtig: Die Berechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Du musst in Anlagen zeigen, wie du von den Gesamtkosten des Hauses auf den Anteil dieser Wohnung gekommen bist.

Zeitaufwand: 10-15 Minuten pro Wohnung = 2-3 Stunden bei 10 Wohnungen

Schritt 5: Pflicht-Anlagen erstellen

Eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung besteht nicht nur aus dem Einzelergebnis für den Mieter, sondern auch aus mehreren Anlagen, die die Nachvollziehbarkeit sicherstellen.

Anlage 1: Gesamtkostenübersicht Hier listest du die Gesamtkosten aller Kostenstellen für das gesamte Haus auf.

Beispiel:

Gesamtkosten Objekt Musterstraße 12 (2024)

Grundsteuer gesamt:              €2.400,00
Gebäudeversicherung gesamt:      €1.015,00
Hausreinigung gesamt:            €640,00
Gartenpflege gesamt:             €480,00
Allgemeinstrom gesamt:           €405,00
Schornsteinfeger gesamt:         €235,00
Hausmeister gesamt:              €1.175,00
Kaltwasser gesamt:               €1.548,00
Abwasser gesamt:                 €1.899,00
Müllabfuhr gesamt:               €850,00
Heizkosten gesamt:               €9.872,00
Warmwasser gesamt:               €2.815,00
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Gesamtkosten:                    €23.334,00

Anlage 2: Verteilerschlüssel-Übersicht Du erklärst, nach welchem Schlüssel welche Kosten verteilt wurden.

Beispiel:

Verteilerschlüssel Musterstraße 12

Gesamtwohnfläche: 800 m²
Gesamtpersonenzahl: 26 Personen

Nach Wohnfläche verteilt:
- Grundsteuer, Versicherung, Hausreinigung, 
  Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, 
  Hausmeister

Nach Verbrauch verteilt:
- Kaltwasser (nach Zählerständen)
- Abwasser (nach Zählerständen)

Nach Personen verteilt:
- Müllabfuhr

Nach Heizkostenverordnung:
- Heizkosten: 70% Verbrauch, 30% Wohnfläche
- Warmwasser: 70% Verbrauch, 30% Wohnfläche

Anlage 3: Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung Hier kommt die detaillierte Abrechnung vom Messdienstleister (Techem, ista, etc.) rein. Diese muss besonders ausführlich sein, da die Heizkostenverordnung strenge Vorgaben macht.

Anlage 4: Verbrauchsübersicht Bei verbrauchsabhängigen Kosten: Übersicht aller Zählerstände (vorher/nachher) für alle Wohnungen.

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Schritt 6: Rechtliche Prüfung und Versand

Bevor du die Abrechnungen versendest, solltest du nochmal die wichtigsten rechtlichen Punkte prüfen:

Formelle Anforderungen:

• ✓ Abrechnungszeitraum klar angegeben? (mit exaktem Datum)
• ✓ Alle Gesamtkosten aufgeführt?
• ✓ Verteilerschlüssel transparent erklärt?
• ✓ Berechnung des Mieteranteils nachvollziehbar?
• ✓ Vorauszahlungen korrekt abgezogen?
• ✓ Nachzahlung/Guthaben klar ausgewiesen?
• ✓ Bei Gewerberäumen im Haus: Kosten getrennt abgerechnet (wenn erheblich höher)?

Heizkostenverordnung:

• ✓ 50-70% nach Verbrauch abgerechnet?
• ✓ CO2-Kosten nach Stufenmodell aufgeteilt (seit 2023)?
• ✓ CO2-Einstufung des Gebäudes angegeben?

Versandoptionen:

• Per Post (einfacher Brief): Günstig, aber kein Nachweis
• Per Einschreiben: Beweissicher, dass Abrechnung angekommen ist
• Per E-Mail: Nur wenn Mieter zugestimmt hat
• Über Mieterportal: Wenn vorhanden und Mieter hat Zugang

Wichtig: Der Zugang beim Mieter zählt, nicht der Versand. Im Zweifelsfall solltest du den Zugang beweisen können (Einschreiben).

Archivierung: Du bist verpflichtet, alle Belege und Abrechnungen für zehn Jahre aufzubewahren (GoBD-konform). Am besten digital mit Backup.

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Rechtliche Anforderungen: Was du als Vermieter wissen musst

Die wichtigsten Fristen

Abrechnungsfrist für Vermieter: 12 Monate

Du hast ab Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen ( § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ).

Beispiel:

• Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 - 31.12.2024
• Frist: bis 31.12.2025

Wichtig: Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht der Versand. Wenn du am 30.12.2025 per Post verschickst, aber der Brief erst am 2.1.2026 ankommt, ist die Frist versäumt.

Folge bei Fristversäumnis: Du verlierst den Anspruch auf Nachforderungen. Der Mieter muss nichts nachzahlen. Umgekehrt behält der Mieter aber sein Recht auf Guthaben-Auszahlung.

Ausnahme: Wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast (z.B. weil Energieversorger die Abrechnung extrem spät geliefert hat), hast du weitere drei Monate Zeit für eine Nachforderung ( BGH, Az. VIII ZR 220/05 ).

Zahlungsfrist: 30 Tage

Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter 30 Tage Zeit zu zahlen ( § 286 Abs. 3 BGB ). Umgekehrt musst du Guthaben auch innerhalb von 30 Tagen auszahlen.

Widerspruchsfrist für Mieter: 12 Monate

Der Mieter kann bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Widerspruch einlegen ( § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB ). Das gilt auch dann, wenn er die Nachzahlung bereits geleistet hat.

Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Die BetrKV regelt abschließend, welche Kosten du umlegen darfst. Was nicht in § 2 BetrKV steht, darfst du nicht abrechnen – außer es ist im Mietvertrag unter “sonstige Betriebskosten” explizit und detailliert genannt.

Beispiel für nicht umlagefähige Kosten:

• Kosten für die Hausverwaltung ( § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV )
• Instandhaltung und Instandsetzung ( § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV )
• Reparaturkosten am Gebäude
• Anschaffungskosten für Rauchmelder ( BGH, Az. VIII ZR 379/20 )
• Mietkosten für Rauchmelder ( BGH, Az. VIII ZR 379/20 )

Die Wartungskosten für Rauchmelder darfst du nur umlegen, wenn das explizit im Mietvertrag steht oder du eine entsprechende schriftliche Vereinbarung nachträglich getroffen hast (LG München I, Az. 31 S 6492/20 - Quelle ).

Heizkostenverordnung (HeizkostenV)

Bei zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgung greift die Heizkostenverordnung :

Pflicht: 50-70% der Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden (gemessen durch Heizkörper- bzw. Warmwasserzähler). Die restlichen 30-50% sind Grundkosten und werden nach Wohnfläche verteilt.

Folge bei Verstoß: Wenn du nicht nach Verbrauch abrechnest, darf der Mieter die Heizkosten um 15% kürzen ( § 12 Abs. 1 HeizkostenV ).

Seit 2023 neu: CO2-Kostenaufteilung

Der CO2-Preis für fossile Brennstoffe wird zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt – je nach energetischem Zustand des Gebäudes (Stufenmodell nach CO2KostAuftG ).

In energetisch schlechten Gebäuden zahlst du als Vermieter bis zu 95% des CO2-Preises, in sehr guten Gebäuden zahlt der Mieter 100%.

Wichtig: In der Nebenkostenabrechnung muss die CO2-Einstufung des Gebäudes angegeben sein. Fehlt diese Angabe, darf der Mieter die Heizkosten pauschal um 3% kürzen ( § 7 Abs. 4 CO2KostAuftG ).

Hausverwaltung vs. Software: Der Kostenvergleich

Viele Vermieter stellen irgendwann fest: Die Nebenkostenabrechnung selbst zu erstellen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Dann stellt sich die Frage: Hausverwaltung beauftragen oder Software nutzen?

Was kostet eine Hausverwaltung?

Eine professionelle Mietverwaltung übernimmt alle Aufgaben rund um deine Immobilien – inklusive Nebenkostenabrechnung, Mieterbetreuung, Handwerkerkoordination und mehr.

Typische Kosten einer Mietverwaltung:

• €25-35 pro Wohneinheit pro Monat
• Oft zusätzlich: Einmalige Einrichtungsgebühr
• Oft zusätzlich: Separate Abrechnung für Nebenkostenabrechnung (€15-25 pro Einheit)

Beispielrechnung für 50 Wohnungen:

• Monatliche Kosten: 50 × €30 = €1.500
• Jährliche Kosten: €18.000

Allein die Nebenkostenabrechnung als Einzelleistung kostet bei vielen Hausverwaltungen €750-1.250 pro Jahr (für alle 50 Einheiten zusammen).

Vorteile Hausverwaltung:

• ✓ Komplett delegiert – null Zeitaufwand für dich
• ✓ Professionell und rechtssicher
• ✓ Persönlicher Ansprechpartner für Mieter
• ✓ Handwerkerkoordination inklusive
• ✓ Rechtliche Expertise

Nachteile Hausverwaltung:

• ✗ Hohe Kosten (€15.000-20.000+ pro Jahr bei 50 Einheiten)
• ✗ Weniger Kontrolle über Prozesse
• ✗ Entscheidungen dauern länger (Hausverwaltung muss rückfragen)
• ✗ Qualität variiert stark zwischen Anbietern
• ✗ Intransparenz bei manchen Anbietern

Die Software-Alternative

Spezialisierte Software für Vermieter automatisiert viele Aufgaben – vor allem die Nebenkostenabrechnung, Mieterverwaltung und Buchhaltung.

Beispiele:

• immocloud: €30-40 pro Monat (€360-480 pro Jahr)
• objego: €40-50 pro Monat (€480-600 pro Jahr)
• vermietet.de: Ähnliche Preisklasse

Was Software kann:

• Nebenkostenabrechnungen erstellen (mit Vorlagen)
• Mietverträge verwalten
• Zahlungseingänge tracken
• Dokumente zentral speichern
• Berechnungen automatisieren

Was Software NICHT automatisiert (bei den meisten Tools):

• Rechnungen einsammeln (musst du selbst scannen/hochladen)
• Rechnungen kategorisieren (musst du manuell zuordnen)
• Belege sortieren und prüfen

Vorteile Software:

• ✓ 10-20x günstiger als Hausverwaltung
• ✓ Mehr Kontrolle – du behältst Überblick
• ✓ Schnellere Entscheidungen möglich
• ✓ Rechtssichere Vorlagen
• ✓ Automatische Berechnungen (weniger Fehler als Excel)

Nachteile Software:

• ✗ Du musst dich einarbeiten (Lernkurve)
• ✗ Immer noch manueller Aufwand (2-4 Stunden pro Jahr statt 13-16)
• ✗ Belege musst du selbst einpflegen
• ✗ Du bist verantwortlich für Korrektheit

Zeitaufwand mit gängiger Software: 2-4 Stunden pro Jahr bei 50 Wohnungen (statt 13-16 Stunden manuell mit Excel).

Der Vergleich: Was lohnt sich wann?

Faustregeln:

1-10 Wohnungen: Excel reicht meist, oder einfache Software 10-30 Wohnungen: Software lohnt sich, Hausverwaltung meist zu teuer 30-100 Wohnungen: Software mit guter Automation sinnvoll 100+ Wohnungen: Hausverwaltung kann sich lohnen, oder sehr leistungsfähige Software

Was ist mit KI-gestützter Automation?

Die nächste Generation von Vermietersoftware geht einen Schritt weiter: Statt dass du Belege manuell hochlädst und kategorisierst, erkennt KI die Rechnungen automatisch und ordnet sie direkt den richtigen Kostenstellen zu.

Beispiel: Du erhältst die Heizungsrechnung per E-Mail. Die Software erkennt automatisch, dass es sich um Heizkosten handelt, extrahiert den Betrag, ordnet ihn dem richtigen Objekt zu und berechnet bereits die Verteilung auf die Wohnungen.

Solche Lösungen sind in Entwicklung – darunter auch fluado, das ab Q1 2026 eine Beta-Version mit vollautomatischer Nebenkostenabrechnung anbieten wird. Die Zeitersparnis: statt 2-4 Stunden nur noch 5-10 Minuten Aufwand pro Jahr.

Für Mieter: So prüfst du deine Nebenkostenabrechnung

Als Mieter solltest du jede Nebenkostenabrechnung genau prüfen. Studien zeigen, dass bis zu 90% aller Abrechnungen Fehler enthalten – oft zum Nachteil der Mieter. Im Durchschnitt lassen sich durch eine gründliche Prüfung etwa 320 Euro einsparen.

Die 8 wichtigsten Prüfpunkte

1. Ist die Abrechnung rechtzeitig gekommen?

Dein Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen ( § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ).

Beispiel: Abrechnungszeitraum 2024 (01.01. - 31.12.2024) → Frist bis 31.12.2025

Kommt die Abrechnung verspätet, musst du eventuelle Nachforderungen nicht zahlen. Dein Anspruch auf Guthaben bleibt aber bestehen.

Wichtig: Das Datum, an dem die Abrechnung bei dir angekommen ist, zählt – nicht das Versanddatum. Wenn unklar ist, wann die Abrechnung zugestellt wurde, muss dein Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen.

2. Wurden die Warmwasserkosten nach Verbrauch abgerechnet?

Die Heizkostenverordnung schreibt vor: Bei zentraler Warmwasserversorgung müssen 50-70% der Kosten nach deinem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden (gemessen durch Warmwasserzähler).

Wenn in deiner Abrechnung die Warmwasserkosten geschätzt oder pauschal nach Quadratmetern verteilt wurden, ist das nicht korrekt. Du darfst die Warmwasserkosten dann um 15% kürzen ( § 12 Abs. 1 HeizkostenV ).

3. Stehen nur Kosten in der Abrechnung, die auch im Mietvertrag vereinbart sind?

Dein Vermieter darf nur die Nebenkosten auf dich umlegen, die auch im Mietvertrag genannt sind.

Prüfe: Welche Kostenarten stehen im Mietvertrag? Tauchen in der Abrechnung Positionen auf, die im Vertrag nicht erwähnt sind, musst du diese nicht zahlen.

Häufige Fehler:

• Im Vertrag steht “Müllgebühren”, in der Abrechnung taucht zusätzlich “Straßenreinigung” auf → nicht zahlen, wenn nicht im Vertrag
• Im Vertrag fehlt “Gartenpflege”, aber in der Abrechnung wird sie abgerechnet → nicht zahlen

4. Enthält die Abrechnung nicht umlagefähige Kosten?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten überhaupt umgelegt werden dürfen. Folgende Kosten darfst du NICHT zahlen, auch wenn sie in der Abrechnung stehen:

• Verwaltungskosten ( § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV )
• Reparaturen ( § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV )
• Instandhaltungskosten
• Anschaffungskosten (z.B. neue Lampen, Rauchmelder)
• Bankgebühren, Kontoführungsgebühren
• Beiträge für Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung des Vermieters

Achtung bei „Sonstigen Kosten": Wenn in deiner Abrechnung eine Position „Sonstige Betriebskosten" oder „Sonstige Kosten" auftaucht, ohne dass erklärt wird, was genau dahinter steckt, musst du diese erst mal nicht zahlen. Frag deinen Vermieter, was sich dahinter verbirgt.

5. Wurden einmalige Kosten abgerechnet?

Betriebskosten sind per Definition laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten. Einmalige Kosten darfst du nicht zahlen.

Beispiele:

• ✓ Jährliche Dachrinnenreinigung → umlagefähig ( BGH, Az. VIII ZR 167/03 )
• ✗ Einmalige Beseitigung einer Verstopfung in der Dachrinne → nicht umlagefähig
• ✓ Regelmäßige Gartenpflege (monatlich oder quartalsweise) → umlagefähig
• ✗ Einmalige Neubepflanzung nach Sturm → nicht umlagefähig

Tipp: Wenn du bei einer Kostenart eine ungewöhnlich hohe Steigerung zum Vorjahr siehst, könnte dein Vermieter eine einmalige Reparatur oder Instandsetzung dort versteckt haben. In diesem Fall solltest du Belegeinsicht verlangen (siehe unten).

6. Ist der Abrechnungszeitraum korrekt?

Prüfe, ob der angegebene Abrechnungszeitraum stimmt – besonders wichtig, wenn du während des Jahres ein- oder ausgezogen bist.

Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Warmwasser, Kaltwasser): Diese dürfen nur für den Zeitraum abgerechnet werden, in dem du tatsächlich in der Wohnung gewohnt hast.

Beispiel: Du bist am 15.06.2024 eingezogen. Die Heizkosten dürfen nur ab 15.06. berechnet werden, nicht ab Jahresbeginn.

Verbrauchsunabhängige Kosten (Grundsteuer, Versicherung, etc.): Hier wird der Jahresbetrag anteilig auf deine Wohnzeit umgelegt.

Beispiel: Du wohnst nur 6 Monate im Jahr in der Wohnung. Die Grundsteuer von €240 pro Jahr wird durch 12 geteilt und dann mit 6 multipliziert → du zahlst €120.

7. Wurden die Verteilerschlüssel korrekt angewendet?

Die Verteilerschlüssel bestimmen, wie die Gesamtkosten auf die Wohnungen verteilt werden. Diese müssen im Mietvertrag festgelegt sein.

Standardfall (wenn nichts anderes vereinbart):

• Heizkosten: 50-70% nach Verbrauch, Rest nach Wohnfläche
• Alle anderen Kosten: nach Wohnfläche ( § 556a BGB )

Prüfe: Stimmt deine Wohnfläche, die in der Abrechnung angegeben ist? Manchmal stehen im Mietvertrag überhöhte Quadratmeterangaben.

Tipp: Miss deine Wohnung nach. Wenn sie kleiner ist als im Mietvertrag angegeben, musst du weniger Nebenkosten zahlen. Der Vermieter muss nach der tatsächlichen Wohnfläche abrechnen ( BGH, Az. VIII ZR 220/17 ).

8. Fehlen die CO2-Kosten oder die Gebäude-Einstufung?

Seit 2023 müssen Vermieter in der Heizkostenabrechnung die CO2-Kosten transparent ausweisen und die CO2-Einstufung des Gebäudes angeben.

Fehlt die Einstufung oder werden die CO2-Kosten nicht offengelegt, darfst du die Heizkosten pauschal um 3% kürzen ( § 7 Abs. 4 CO2KostAuftG ).

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Fehler 1: Verwaltungskosten werden abgerechnet

Manche Vermieter versuchen, ihre Hausverwaltungskosten auf die Mieter umzulegen – oft getarnt als “Hausmeister” oder “Verwaltungsgebühr”.

Das ist nicht erlaubt ( § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ). Verwaltungskosten muss der Vermieter selbst tragen.

Fehler 2: Hausmeister-Kosten ohne Aufschlüsselung

Hausmeister-Tätigkeiten sind nur teilweise umlagefähig:

• ✓ Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Schneeräumung → umlagefähig
• ✗ Verwaltungsaufgaben, Reparaturen → nicht umlagefähig

Wenn dein Vermieter die Hausmeisterkosten nicht aufschlüsselt in umlagefähige und nicht umlagefähige Tätigkeiten, darfst du pauschal 20% der Hausmeisterkosten abziehen ( AG Leonberg, Az. 4 C 446/14 ).

Fehler 3: Kosten für Gewerberäume nicht getrennt abgerechnet

Wenn in deinem Wohnhaus auch Gewerberäume sind (z.B. Laden, Büro, Arztpraxis), verursachen diese oft höhere Nebenkosten (mehr Müll, höherer Stromverbrauch, höhere Versicherungsbeiträge).

Dein Vermieter muss diese Mehrkosten gesondert auf den Gewerbemieter umlegen – wenn dir erhebliche Nachteile entstehen würden ( BGH, Az. VIII ZR 78/05 ).

Wurden die Gewerbekosten einfach auf alle Mieter (Wohn- und Gewerbe) gemeinsam umgelegt, kannst du Einspruch erheben und um Offenlegung der Kosten bitten.

Fehler 4: Einmalige Dachrinnenreinigung als laufende Kosten

Eine jährliche, regelmäßige Dachrinnenreinigung ist umlagefähig ( BGH, Az. VIII ZR 167/03 ). Eine einmalige Beseitigung einer Verstopfung dagegen nicht, da es sich um eine Reparatur handelt.

Fehler 5: Anschaffungs- oder Mietkosten für Rauchmelder

Der Bundesgerichtshof hat klargestellt: Anschaffungskosten für Rauchmelder sind nicht umlagefähig. Auch Mietkosten für Rauchmelder sind keine sonstigen Betriebskosten ( BGH, Az. VIII ZR 379/20 ).

Wartungskosten für Rauchmelder darfst du nur zahlen, wenn das explizit im Mietvertrag vereinbart ist (LG München I, Az. 31 S 6492/20).

Belegeinsicht: Dein Recht als Mieter

Du hast das Recht, alle Belege einzusehen, die deiner Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen ( § 556 Abs. 4 BGB ).

Was bedeutet das? Du darfst dir anschauen:

• Alle Originalrechnungen (Stadtwerke, Müllabfuhr, Versicherung, etc.)
• Verträge mit Dienstleistern (Hausmeister, Reinigungsfirma, Gartenpflege)
• Heizkostenabrechnung vom Messdienstleister
• Alle anderen Belege, die in der Abrechnung aufgeführt sind

Wo findet die Einsicht statt? Dein Vermieter muss dir Einsicht in die Originale ermöglichen – entweder in seinen Geschäftsräumen, bei der Hausverwaltung oder (seit Januar 2025) auch elektronisch.

Wohnt dein Vermieter sehr weit weg, kannst du Kopien der Belege verlangen. Die Kosten für das Kopieren musst du aber selbst tragen.

Wie forderst du Belegeinsicht an?

Schreibe deinem Vermieter eine kurze E-Mail oder einen Brief:

Betreff: Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung 2024

Sehr geehrte/r [Name],

ich habe die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2024 erhalten. 
Zur Prüfung der Abrechnung bitte ich um Einsicht in die 
zugrunde liegenden Belege gemäß § 556 Abs. 4 BGB.

Bitte teilen Sie mir mit, wann und wo die Einsichtnahme 
möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Was passiert, wenn der Vermieter die Einsicht verweigert?

Lässt dein Vermieter dich die Belege nicht prüfen, darfst du die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen vorübergehend einstellen ( BGH, Az. VIII ZR 150/20 ).

Außerdem musst du eventuelle Nachforderungen nicht zahlen, solange dir die Belegeinsicht verwehrt wird.

Widerspruch einlegen: So geht’s

Wenn du Fehler in deiner Nebenkostenabrechnung findest, solltest du schriftlich Widerspruch einlegen.

Frist: 12 Monate ab Zugang der Abrechnung ( § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB )

Auch wenn in der Abrechnung steht “Widerspruch binnen 4 Wochen”, gilt trotzdem die gesetzliche Frist von 12 Monaten.

Wichtig: Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Du musst die Nachforderung trotzdem innerhalb von 30 Tagen zahlen – am besten mit dem Vermerk “Zahlung unter Vorbehalt”.

Muster-Widerspruch:

Betreff: Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung 2024

Sehr geehrte/r [Name],

gegen die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.2024 
bis 31.12.2024 lege ich aus folgenden Gründen Widerspruch ein:

1. In der Abrechnung werden Verwaltungskosten in Höhe von 
   €XX abgerechnet. Diese sind gemäß § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV 
   nicht umlagefähig.

2. Die Position "Hausmeister" (€XX) ist nicht aufgeschlüsselt. 
   Ich ziehe daher 20% ab, da Verwaltungstätigkeiten nicht 
   umlagefähig sind (AG Leonberg, Az. 4 C 446/14).

3. Die Warmwasserkosten wurden nicht zu 50-70% nach Verbrauch 
   abgerechnet. Ich kürze daher um 15% gemäß § 12 Abs. 1 
   HeizkostenV.

Ich fordere Sie auf, eine korrigierte Abrechnung zu erstellen 
und den überzahlten Betrag von €XX zu erstatten.

Die Nachzahlung von €XX habe ich unter Vorbehalt überwiesen.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Tipp: Sei konkret. Nenne genau, welche Positionen du beanstandest und warum. Eine pauschale Aussage wie “Die Abrechnung ist zu hoch” reicht nicht (AG Berlin Mitte, Az. 17 C 247/14).

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Für Vermieter

Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich eine Hausverwaltung?

Das hängt stark von deinen Prioritäten ab:

• Fokus Zeit: Wenn du keine Zeit für Verwaltung hast, kann sich eine Hausverwaltung schon ab 10-20 Wohnungen lohnen
• Fokus Kosten: Bei €15.000-20.000 pro Jahr für 50 Einheiten lohnt sich Software meistens mehr (€500-600/Jahr)
• Fokus Kontrolle: Wenn du Entscheidungen selbst treffen willst, ist Software besser

Faustformel: Bei weniger als 100 Wohnungen ist Software meist die bessere Wahl – es sei denn, du willst wirklich gar nichts selbst machen.

Kann ich von Hausverwaltung zu Software wechseln?

Ja, das ist problemlos möglich. Du kündigst die Hausverwaltung (beachte die Kündigungsfristen im Vertrag) und übernimmst die Verwaltung dann selbst mit Software.

Die Hausverwaltung muss dir alle Dokumente, Verträge und Abrechnungen übergeben. Diese importierst du dann in die Software.

Welche Software ist die beste für Vermieter?

Das kommt auf deine Anforderungen an:

• immocloud: Solide Basis-Features, mittlere Preisklasse
• objego: Etwas mehr Features, höherer Preis
• vermietet.de: Einsteigerfreundlich
• fluado (Beta ab Q1 2026): Fokus auf maximale Automation mit KI

Am besten probierst du verschiedene Tools aus (die meisten bieten kostenlose Testphasen) und schaust, welches am besten zu deinem Workflow passt.

Muss ich die Nebenkostenabrechnung per Einschreiben verschicken?

Nein, aber es ist empfehlenswert. Bei normalem Postversand kannst du nicht beweisen, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist. Im Streitfall musst du aber beweisen, dass du die Frist eingehalten hast.

Ein Einwurf-Einschreiben kostet nur wenige Euro mehr und gibt dir Rechtssicherheit.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Wenn du die 12-Monats-Frist verpasst, verlierst du den Anspruch auf Nachforderungen. Der Mieter muss nichts nachzahlen.

Umgekehrt behält der Mieter aber sein Recht auf Guthaben-Auszahlung.

Ausnahme: Wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast (z.B. weil der Energieversorger die Abrechnung sehr spät geliefert hat), hast du weitere drei Monate Zeit ( BGH, Az. VIII ZR 220/05 ).

Für Mieter

Welche Kosten dürfen auf mich umgelegt werden?

Nur die Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannt sind UND die auch in deinem Mietvertrag vereinbart sind.

Die wichtigsten umlagefähigen Kosten:

• Grundsteuer
• Wasser, Abwasser
• Heizung, Warmwasser
• Müllabfuhr
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Hausmeister (nur bestimmte Tätigkeiten)
• Versicherungen

NICHT umlagefähig:

• Verwaltungskosten
• Reparaturen
• Instandhaltung
• Bankgebühren

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?

Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ( § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ).

Beispiel: Abrechnungszeitraum 2024 → Abrechnung muss bis 31.12.2025 bei dir ankommen

Kommt sie später, musst du eventuelle Nachforderungen nicht zahlen. Dein Anspruch auf Guthaben bleibt aber bestehen.

Wie lange habe ich Zeit für Widerspruch?

12 Monate ab Erhalt der Abrechnung ( § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB ).

Auch wenn in der Abrechnung eine kürzere Frist genannt ist (z.B. 4 Wochen), gilt die gesetzliche Frist von 12 Monaten.

Muss ich die Nachzahlung sofort zahlen?

Ja, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung ( § 286 Abs. 3 BGB ) – auch wenn du die Abrechnung anzweifelst.

Tipp: Zahle mit dem Vermerk “Zahlung unter Vorbehalt”, damit du das Geld zurückfordern kannst, wenn sich herausstellt, dass die Abrechnung fehlerhaft war.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

Juristisch gibt es einen kleinen Unterschied:

• Betriebskosten: Nur die laufenden, umlagefähigen Kosten nach BetrKV
• Nebenkosten: Alle zusätzlichen Kosten, die beim Wohnen anfallen (inkl. nicht umlagefähiger Kosten)

Im Alltag werden beide Begriffe meist synonym verwendet. In der offiziellen Abrechnung sollte es aber “Betriebskostenabrechnung” heißen.

Kann ich die Abrechnung prüfen lassen?

Ja, es gibt mehrere Optionen:

1. Mieterverein: Mitgliedschaft kostet €90-120 pro Jahr, Prüfung inklusive
2. Spezialisierte Rechtsdienstleister: z.B. Mineko (oft kostenlos über Rechtsschutzversicherung)
3. Anwalt: Festpreis ab ca. €70 für Prüfung

Viele Rechtsschutzversicherungen übernehmen die Kosten für die Prüfung durch Mineko ohne Selbstbeteiligung.

Für beide

Welche Fristen gibt es rund um die Nebenkostenabrechnung?

Für Vermieter:

• Abrechnungsfrist: 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
• Korrekturfrist: 12 Monate (bei nicht selbst verschuldeter Verspätung: weitere 3 Monate)

Für Mieter:

• Zahlungsfrist: 30 Tage nach Erhalt
• Widerspruchsfrist: 12 Monate nach Erhalt

Was bedeutet “Zahlung unter Vorbehalt”?

Wenn du als Mieter die Nebenkostenabrechnung bezweifelst, aber die Nachzahlung trotzdem leisten musst (weil Widerspruch keine aufschiebende Wirkung hat), solltest du mit dem Vermerk “Zahlung unter Vorbehalt” überweisen.

Das bedeutet: Du zahlst jetzt, behältst dir aber vor, das Geld zurückzufordern, wenn sich die Abrechnung als fehlerhaft herausstellt.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte

Für Vermieter:

Die Nebenkostenabrechnung ist zeitaufwändig (13-16 Stunden bei 50 Wohnungen), fehleranfällig und rechtlich komplex. Du hast drei Optionen:

1. Manuell mit Excel: Kostenlos, aber viel Arbeit und hohes Fehlerrisiko
2. Hausverwaltung: Professionell, aber teuer (€15.000-20.000/Jahr bei 50 Einheiten)
3. Software: Guter Mittelweg – deutlich günstiger als Hausverwaltung (€500-600/Jahr), spart Zeit (2-4 Stunden statt 13-16), rechtssicher

Die Entscheidung hängt von deinen Prioritäten ab: Zeit, Kosten oder Kontrolle.

Wenn du dich für Software interessierst, lohnt es sich, mehrere Tools zu testen. Einige neue Lösungen wie fluado setzen auf KI-Automation und versprechen, den Zeitaufwand auf wenige Minuten zu reduzieren (Beta ab Q1 2026).

Für Mieter:

Prüfe jede Nebenkostenabrechnung genau – 90% enthalten Fehler. Die 8 wichtigsten Prüfpunkte:

1. Rechtzeitig gekommen? (12 Monate Frist)
2. Warmwasser nach Verbrauch abgerechnet?
3. Nur Kosten aus Mietvertrag?
4. Keine nicht umlagefähigen Kosten?
5. Keine einmaligen Kosten?
6. Abrechnungszeitraum korrekt?
7. Verteilerschlüssel stimmt?
8. CO2-Kosten transparent?

Bei Zweifeln: Belegeinsicht verlangen oder Abrechnung prüfen lassen (Mieterverein, Rechtsdienstleister, Anwalt).

Du hast 12 Monate Zeit für Widerspruch – auch wenn in der Abrechnung eine kürzere Frist steht.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen wende dich an einen Fachanwalt für Mietrecht.

Letzte Aktualisierung: November 2025